Na temelju odredbi Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (Narodne novine, br. 94/2018.) , Zakona o fiskalnoj odgovornosti (Narodne novine, br. 111/2018.) i Uredbe o sastavljanju i predaji izjave o fiskalnoj odgovornosti i izvještaja o primjeni fiskalnih pravila (Narodne novine, br. 95/19) ravnateljica Osnovne škole donosi:
PROCEDURU
ZAPRIMANJA RAČUNA, NJIHOVE PROVJERE I PRAVOVREMENOG PLAĆANJA U OSNOVNOJ ŠKOLI
| Izradio | Pregledao | Odobrio | |
| Odgovorna osoba | ravnateljica | računovođa | ravnateljica |
| Datum | 25.02.2020. | 25.02.2020. | 25.02.2020. |
| Potpis |
- SVRHA
Svrha ove procedure je opisati i dokumentirati proces zaprimanja i provjere elektroničkih računa, te plaćanja po računima u Osnovnoj školi
- PODRUČJE PRIMJENE
Obvezna je za službene osobe koje zaprimaju elektroničke račune, vrše obradu primljenog elektroničkog računa i knjiže elektroničke račune, te za ravnatelja Škole koji odobrava račun za plaćanje i za osobu koja vrši plaćanje računa dobavljača.
- OPIS POSTUPKA
Cilj procesa je zaprimanje elektroničkog računa u tajništvu Škole, gdje se na primljene račune stavlja prijemni štambilj. Tajnik provodi formalnu provjeru svih elemenata i matematičku kontrolu. Zaposlenik koji je inicirao nabavu/tražio narudžbu kontrolira račun i svojim potpisom potvrđuje da je roba/materijal/oprema primljena ili usluga/radovi izvršeni sukladno narudžbi ili ugovoru. Voditelj računovodstva upisuje račune u računalne programe, salda konta i financijskog knjigovodstva. Ravnatelj stavlja svoj paraf.
- POSTUPAK ZAPRIMANJA RAČUNA, NJIHOVE PROVJERE I PRAVOVREMENOG PLAĆANJA
Elektronički računi se zaprimaju u Tajništvu gdje dobivaju svoj prijamni štambilj s datumom primitka.
Elektronički Račun mora sadržavati ove podatke:
-mjesto izdavanja, broj i nadnevak,
-ime (naziv), adresu i OIB koji je isporučio dobra ili obavio usluge (prodavatelja),
-ime (naziv), adresu i OIB poduzetnika kome su isporučena dobra ili obavljene usluge
-količinu i uobičajeni trgovački naziv isporučenih dobara te vrstu i količinu obavljenih,
-nadnevak isporuke dobara ili obavljenih usluga,
-iznos naknade (cijene) isporučenih dobara ili obavljenih usluga,
-iznos poreza razvrstan po poreznoj stopi,
-zbrojni iznos naknade i poreza
– naznaku narudžbenice ili ugovora
Tajnik vrši formalnu i računsku kontrolu elektroničkog računa, nakon provedene kontrole računa, račun šalje zaposleniku koji je tražio narudžbu radi obavljanja pravne kontrole i potpisivanja računa. Računovođa upisuje račun u računalne programe, salda konta i financijskog knjigovodstva. Račun se knjiži unutar mjeseca na koji se odnosi. Ravnatelj potpisuje račun prije dospijeća računa za plaćanje. Računovođa odlaže račune u registratore odmah nakon plaćanja računa.
PROCEDURA ZAPRIMANJA I PROVJERE ELEKTRONIČKOG RAČUNA TE PLAĆANJA PO ELEKTRONIČKIM RAČUNIMA
Postupak zaprimanja i provjere elektroničkog računa, te plaćanje po računima u ustanovi, provodi se po sljedećoj proceduri:
| DIJAGRAM TIJEKA | OPIS AKTIVNOSTI | ODGOVORNOST | ROK | POPRATNI DOKUMENTI |
| Zaprimanje računa u elektroničkom obliku | E-računi se zaprimaju i preuzimaju u tajništvu | tajnik | istog dana | |
| Pretvaranje e-računa u papirnati oblik | E- računi se štampaju na papir u PDF – u formi, stavlja se prijemni štambilj i upisuje datum zaprimanja | tajnik | istog dana kao i zaprimanje računa | |
| Zaprimanje računa u papirnatom obliku | Računi se zaprimaju u tajništvu, stavlja se prijemni štambilj i upisuje se datum zaprimanja | tajnik | Istog dana | |
| Suštinska kontrola računa za uredski materijal i sredstva za čišćenje | Suštinska kontrola obavlja se prilikom isporuke te se na otpremnici upisuje datum kontrole i paraf | tajnik | najviše 3 dana po zaprimanju računa | otpremnica |
| Suštinska kontrola računa za popravke te usluge i nabave materijala za održavanje | Suštinska kontrola obavlja se prilikom isporuke te se na otpremnici odnosno radnom nalogu ili nekom drugom dokumentu (izvještaj o obavljenoj usluzi) za usluge upisuje datum kontrole i paraf | Domar
Ravnatelj |
najviše 3 dana po zaprimanju računa | otpremnica, radni nalog, izvještaj o obavljenoj usluzi i slično |
| Suštinska kontrola računa za nabavu opreme i materijala za rad | Suštinska kontrola obavlja se prilikom isporuke te na otpremnici upisuje datum kontrole i paraf | Zaposlenik/voditelj koji je inicirao narudžbu | najviše 3 dana po zaprimanju računa | otpremnica |
| Slanje računa računovodstvu zaprimljenih u papirnatom obliku i pretvorenih e- računa u papirnati oblik | Slanje ulaznih računa u računovodstvo | tajnik | Istog dana, a najkasnije sljedećeg radnog dana od zaprimanja računa | račun |
| Pripremanje ulaznih računa u papirnatom obliku | Provođenje formalne i računske kontrole | tajnik | Najviše dva radna dana od primanja | račun |
| Odbijanje računa | Račun koji je zaprimljen u elektroničkom obliku ukoliko ne sadrži sve potrebne elemente ili je računski neispravan | tajnik | Istog dana | račun |
| Odobrenje računa za materijal i usluge održavanja i popravaka,
za plaćanje i evidentiranje |
Upisuje se na račun
paraf |
Tajnik i drugi zaposlenici, na odluke ravnatelja, kojom ovlašćuje tajnika i druge zaposlenike za odobrenje narudžbe određenih vrsta rashoda | Najviše dva dana nakon provedene računovodstvene kontrole | račun |
| Odobrenje računa za plaćanje i evidentiranje | Upisuje se na račun paraf | ravnatelj | Najviše dva dana nakon provedene računovodstvene kontrole | račun |
| Obrada | Upisi u knjigu ulaznih računa, dodjela brojeva | računovođa | 3 dana po odobrenju plaćanja i evidentiranje | Knjiga ulaznih računa
|
| Kontiranje i knjiženje računa | Razvrstavanje računa prema vrstama rashoda, programima aktivnostima/projektima i izvorima financiranja te unos u računovodstveni sustav | računovođa | Unutar mjeseca na koji se odnosi račun | Kontni plan/klasifikacijski sustav |
| Plaćanje računa prema dospijeću | Priprema naloga za plaćanje | računovođa | Prema dospijeću | Nalozi za plaćanje |
| Plaćanje računa prema dospijeću | Odobrenje naloga za plaćanje – potpis ovlaštene/ih osoba | ravnatelj/ravnateljica škole može za odobrenje naloga za plaćanje ovlastiti jednu ili više osoba s tim da ta osoba ne može biti računovođa, za ovlaštenje nije potrebna posebna odluka već je to potpisni karton koji ravnatelj/ravnateljica škola potpisuje | Prema dospijeću | Nalozi za plaćanje |
Ova Procedura objavit će se na oglasnoj ploči i web stranici Škole.
KLASA:602-02/20-01/31
URBROJ: 2121-20-20-01
Levanjska Varoš, 25. veljače 2020.
Ravnateljica
___________________________